Årsmelding 2013

I 2014 ser styret det som viktig å videreføre det arbeidet, og de investeringene  som er startet, samt å skaffe midler eksternt og internt til en nyere løypemaskinen.

Vedlegg: Årsmelding 2013

Årsmelding 2013

Årsmøte lørdag den 12. april 2014 kl. 15.00

 

Engene Fjellstue

 

 

Dugnad 5. oktober 2013.

 

1. Årsmelding
2. Årsregnskap
3. Behandling av innkomne forslag:

• Organisering av foreningen – oppnevning av komiteer
• Finansiering av nyere løypemaskin
• Andelsbrev som bidrag til finansiering av nyere løypemaskin
• Endre vedtektene § 13 slik at styret kan bestå av inntil 7 medlemmer og nestleder velges for to år
• Evt forslag som kommer inn senest to uker før årsmøte

1. Kontingent 2014.
2. Budsjett 2014.
3. Valg

1. leder  og nestleder  
2. styremedlemmer
3. personer til å gjennomgå regnskap
4. valgkomite på 3 personer

 

1. Årsmelding

Foreningen ble stiftet 10. august 2013 etter initiativ fra Sjur Bidne. Som styre ble valgt

Torodd Brenna (leder), Sjur Bidne (nestleder), Tomas Hansen, Stein Erik Opheim (styremedlem og kasserer), og Osmund Ueland. Foreningen er registrert i Brønnøysundregisteret.

Styret etablerte ved stiftelsen en strategi, som ligger på hjemmesiden www.buvatn.no Strategien har vært førende for styrets arbeid, og denne vil bli oppdatert av det nye styret etter de vedtak og føringer som kommer fra årsmøte.

Styret har satt fokus på å gjøre fjellet mer attraktivt og tryggere for barn og voksne og har prioritert og igangsatt arbeid med å rydde og merke stier og løyper. Arbeidet med å reetablere og vedlikeholde gjennomgangsløypa – Blåløypa, og utplassere noen få bord og benker på utvalgte steder er også igangsatt.

Godt samarbeid med Nes kommune, Nesbyen Turist- og Næringsservice (NTN), Den norske turistforening (DNT) og andre vel og hytteforeninger i området, har også vært en prioritert oppgave.

Styret har videre vektlagt god informasjon internt, og aktivt dialog mot næringsliv (sponsorer), stiftelser, kommune og andre for å søke å skaffe mest mulig eksterne midler til nødvendige investeringer.

Styret arbeider for at alle hytteeierne skal være medlemmer av foreningen, slik at alle bidrar til fellesskapet , og slik at dette også blir et  positivt kjennetegn som sterkt bidrar til å få eksterne økonomiske bidrag.

Hugarhaugrennet, som første gang ble arrangert  I 1961, gir foreningen en fin historie, og videreføres som foreningens årlig hovedarrangement.

De vel 7  måneder foreningen har vært i drift har gitt resultater på flere områder:

• Hytteeierne får god informasjon gjennom attraktive nettsider og sosiale medier
• Meget vellykket ryddedugnad med 40 deltakere  på rydding av stier og løyper, ble gjennomført 5. oktober 2013, og arbeidet prioriteres med to dugnader i 2014.
• kr 70.000,- i sponsormidler til investeringer i nyere løypemaskin er sikret og arbeidet fortsetter
• To hytteeiere har bekreftet at de vil gi henholdsvis kr 10.000,- og 4.000,- til planlagte investeringer
• Dialog med DNBs Sparebankstiftelse og Gjensidigestiftelse er innledet rundt ny søknad høsten 2014 om midler til løypemaskin
• Kommunen godkjente 7. februar søknad om midler til merking av stier og løyper (Merkeprosjektet), som samarbeidsprosjekt med Buskerud fylkeskommune og Gjensidigestiftelsen.
• Samarbeide med fiskeforeningen er innledet, og de ønsker å bidra økonomisk i merkeprosjektet.
• NTN  har bekreftet at de på vegne av seg selv og kommunen, vil gi driftsstøtte i 2014 for å sikre drift av kommunens to gjennomfartsløyper, Eventyrløypa og Blåløypa.
• Det er innledet samarbeid med Nes Østmark, Liemarka og Thoenmarka vel- og hytteforeninger i arbeidet med utvidet merking av stier og løyper, og søknaden om driftsstøtte til å sikre Blåløypa.
• Det er etablert et godt samarbeid med kommunen, NTN og DNT.
• DNT har bistått foreningen med å legge ut foreningens GPS merkede skiløyper på det nasjonale turkart UT.no (på nett og App).
• DNT har tatt initiativ til å få Buvasstølan sti- og løypelag til å være pådriver overfor naboforeninger i arbeidet med å få merket sti fra Vassfaret til Golsfjellet.

 

I 2014 ser styret det som viktig å videreføre det arbeidet, og de investeringene  som er startet, samt å skaffe midler eksternt og internt til en nyere løypemaskinen.

Styret  foreslår  for årsmøte å organisere foreningen med flere grupper/komiteer som vil nyttiggjøre verdifull kompetanse, og være med på å sikre ønsket utvikling.

 

Buvatn, 14. mars 2014.

 

Torodd Brenna               Sjur Bidne               Tomas Hansen

                                 styreleder                     nestleder

 

 

Stein Erik Opheim                                                                                       Osmund Ueland

 

Forslag til vedtak:

Årsmøte tok årsmeldingen 2013 til etterretning.

 

1. Årsregnskap                         

Buvasstølan sti- og løypelag 10. august 2013
		Utgifter	Inntekter	Beholdning
Beholdning overdratt fra tidligere lag.				74340
Brønnøysund reg.		250
Technology, «web siden»		13725
Monter «Dugnaden»		125,48
Monter «Dugnaden»		246,02
Ice net. Abo og ruter		2372,42
løypestøtte			4000
Web kamera » 2 stk»		3016
Renter etc.			67,92
Sum		19734,92	4067,92	74340
Beholdning pr 01.01.2014				58673

 

Regnskapet er gjennomgått og funnet i orden av regnskapsmann Kjell Bergtun og styrets nestleder Sjur Bidne.

 

 

 

Buvatn, 14. mars 2014.

 

 

Torodd Brenna               Sjur Bidne                        Tomas Hansen

                             styreleder                     nestleder

 

 

Stein Erik Opheim                                                                                       Osmund Ueland

 

 

             Forsalg til vedtak:

             Årsmøte godkjente foreningens årsregnskap for 2013.

 

1. Behandling av innkomne forsalg:

 

1. Organisering av foreningen – oppnevning av komiteer – forslag fra styret

 

Styret foreslår at årsmøte oppnevner følgende komiteer for å utnytte kapasitet og kompetanse, og for å kunne gjennomføre det arbeidet som er igangsatt på en mest mulig effektiv måte:

 

1. Løypekjøring/maskin .

Torodd Brenna (leder), Nub Arild Østenfor og Finn Arve Skjellerud.

 Ansvar: all løypekjøring med tilhørende utstyr

 

1. Merkegruppa

Liv Marit Engene (leder), Gro Skulason, Peter Myklebust, Anne Katrine Hjermann og  Toimi Herttua

Ansvar: Planlegging, GPS-registrere og merke stier, utforme, bestille og sette opp skilt og tavler. Stiene legges ut på kart på UT.no og hos kommunen.

 

1. Ryddegruppa

Tomas Hansen (leder) og Arve Sanbekk. Det arbeides med å komplettere gruppen med en person til.

Ansvar:  arrangere dugnader for rydding av stier i forkant av merkegruppa, og rydding av løyper foran neste sesong.

 

1. Hugarhaugrennet

Arbeidet med å finne leder pågår. Jon Bråten og Guilome Lecrec har sagt seg villig til å delta I komiteen.

Ansvar: forberede og gjennomføre det årlige Hugarhaugrennet

 

1. Andre arrangement (fisking med mer)

Arbeider med å finne leder pågår (leder). Det arbeides også med å komplettere med et par medlemmer til.

Ansvar: planlegge å gjennomføre et årlig arrangement eller to, som fiskekonkurranse med mer.

 

1.  Informasjon
2.  

Ansvar: enkel og god informasjon til alle hytteiere og andre interessenter om  foreningens aktiviteter og arbeid.

Komiteene rapporterer til styret, og styret har ansvaret for all økonomi. Styret vil i samråd med komite lederne endre sammensetningen av komiteene etter behov.

 

Forslag til vedtak:

Årsmøte godkjenner styrets forslag til organisering av foreningen, og oppnevnte følgende komiteer:

Løypekjøring/utstyr, Merkegruppa, Ryddegruppa, Hugarhaugrennet, Andre arrangement og Informasjon.

 

1.  Finansiering av nyere løypemaskin – forslag fra styret

Dagens løypemaskin foreslås erstattet med en maskin som ikke er mer enn 4-5 år. Det er igangsatt arbeid med å klarlegge kostnader og tilgjengelighet for slik maskin, med sikte på anskaffelse før neste sesong, om mulig.

Arbeidet med mulig ekstern med finansiering av slik investering ble startet september 2013, og et betydelig sponsorbidrag er allerede sikret.

Kostnaden med slik maskin må en regne med kan bli rundt kr. 700.000,- + mva. Foreningen kan søke om momsrefusjon.

Ny maskin koster i størrelsesorden 1.3 mill NOK + mva.

Årlige vedlikeholdskostnader må en regne med kan ligg på gjennomsnittlig kr. 50.000,-

Finansiering av slik nyere maskin er ikke fastlagt, men styret arbeider med følgende spleiselag:

1/3 fra stiftelser (søker stiftelsene igjen høsten 2014 med avgjørelse des. 2014)

1/3 fra sponsorer, og bidrag fra naboforeninger

1/3 fra driftsmidler gjennom medlemskontingent og andelsbrev (se sak 3.3.)

 

Styret mener at basert på dagens beholdning, foreslått budsjett for året, potensialet i andelsbrev,  og med en del driftsstøtte fra NTN til Blåløypa, så er det realistisk at foreningen selv vil kunne bidra med  minst 1/3 av kostnadene til en nyere løypemaskin.

Styret foreslår at det opprettes et fond for slikt prosjekt, hvor eksterne og interne midler settes inn.

Om foreningen ikke skulle lykkes med søknadene fra stiftelser (søkte i 2013), vil lån/leasing for den andelen bli vurdert.

Medlemmene må påregne at en nyere løypemaskin må byttes ut etter 5-6 år alt etter hvor mye kjøring det har vært.

Styret vil understreke at slik egenfinansiering som her er foreslått er svært viktig når en søker ekstern med finansiering.

 

Forsalg til vedtak:

Årsmøte er er enig i at arbeidet med å sikre finansiering av nyere løypemaskin må ha høy prioritet. Eksterne og interne midler samles i et fond.  Det innkalles til ekstraordinært årsmøte dersom det blir nødvendig å søke leasing/lån for full finansiering.

 

1. Andelsbrev som bidrag til finansiering av nyere løypemaskin – forslag fra styret

Styret foreslår å invitere alle hytteeiere og andre til å tegne andelsbrev som bidrag til å få anskaffet en nyere løypemaskin.

Andelsbrevene foreslås å være på kr. 2.500, 5000,- eller kr. 10.000,-. Andre foreninger har gjort dette med stor suksess, og det er styrets vurdering at et godt antall hytteeiere ønsker å bidra til utviklingen på en slik måte.

Forslag til invitasjon og andelsbrev vil bli presentert på årsmøte før en går ut til hytteeierne og andre med dette.

De som bidrar, vil bli takket på foreningens nettsider, men beløp fra hver enkelt blir ikke oppgitt.

Beløpene settes inn på andelsbrevene slik hver enkelt ønsker. Slike andelsbrev-runder må da påregnes å komme hvert 5. år.

 

Forslag til vedtak:

Årsmøte er positive til styrets arbeid med å sikre best mulig finansiering av nyere løypemaskin.  Årsmøte oppfordrer alle hytteeierne og andre som har lyst og anledning til å bidra gjennom å kjøpe andelsbrev.

 

1. Endre vedtektene § 13 – forslag fra styret

Styret foreslår å endre vedtektenes § 13  Styret slik:

Foreningen ledes av et styre på inntil 7 medlemmer. (står 5 i dag)

Bakgrunnen er ønske om å kunne få en bredest mulig sammensetning, og å gi Nes Østmark sti- og løypeforening anledning til å være med i styret.

Styret foreslår også at nestleder velges for to år for å sikre best mulig kontinuitet (står et år om gangen i dag)

 

Forslag til vedtak:

Vedtektenes § 13 endres til:

Foreningen ledes av et styre på inntil 7 medlemmer.

Styrets leder velges for et år om gangen. Styrets nestleder velges for to år.

 

1. Evt forslag som kommer inn senest to uker før årsmøte

 

1. Kontingent 2014.

Det er ikke krevd inn medlemskontingent for 2013 og det vil heller ikke bli gjort.                  17 personer har allikevel betalt inn beløp I 2013..

Styret har ønsket å synliggjør for hytteeierne resultater i det arbeidet som er igangsatt før medlemskontingent fastsettes og kreves inn. Styret ønsker å få alle hytteeierne til å bli medlemmer som synliggjøring på at hytteeierne er interesse for å bidra for fellesskapet.

Hytteeiernes bidrag med medlemskontingent som foreslått og evt andelsbrev, ser styret på som svært viktig å kunne bruke eksternt i arbeidet med å få til full finansiering av en nyere løypemaskin.

 

Forslag til vedtak:

Årsmøte fastsatte medlemskontingenten til kr 1000,- for 2014, og kr. 1000,- for 2015.

Kontingenten for 2014 faktureres rett etter årsmøte 12. april og betales innen 15. mai.

Kontingenten for 2015, betales innen 15. februar 2015.

 

1. Budsjett 2014.

Styret foreslår følgende driftsbudsjett for 2014:

Utgifter:

Drift av løypemaskin, med diesel, slanger, olje og forsikring: kr. 22.000,-

Premier skirenn                                                                             : kr.   8.000,-

Egenandel i Merkegruppa (skilt og tavler)                               : kr. 10.000,-

Nettsider/informasjon                                                                :  kr.   7.000,-

Sittebenker/bord                                                                         :   kr   8.000,-   

Avsetning til investeringer I nyere løypemaskin                   :  kr.  50.000,- 

Sum utgifter                                                                                    kr. 105.000,-

 

 

Inntekter:

Medlemskontingent, 100 medlemmer à kr. 1000,-               kr. 100.000,-

Overskudd skirenn/loddsalg                                                      kr.   10.000,-

Sum inntekter                                                                              kr.  110.000,-

 

Investeringer

Inntekter fra sponsorer, stiftelser, andelsbrev og evt støtte fra NTN til å sikre Blåløypa, er ikke tatt inn i driftsbudsjettet. Styrets kostnadsanslag til nyere løypemaskin fra sesongen 2014/2015, er kostnader i størrelsesorden kr. 700.000, – + mva.

 

Følgende foreløpig finansieringsplan legges til grunn:

1/3 finansieres gjennom støtte fra stiftelser, alternativt lån/leasing

1/3 finansieres gjennom sponsorer, mulig støtte fra nabo vel

1/3 finansieres gjennom medlemskontingent og andelsbrev

 

Forslag til vedtak:

Styret godkjente driftsbudsjett for 2014 med utgifter på kr. 105.000,- og inntekter på kr. 110.000,-

Eksterne økonomiske bidrag til nyere løypemaskin og annen sponsorstøtte, holdes utenfor driftsbudsjettet og samles i et fond med eget regnskap.

 

1. Valg

Valgkomiteen bestående av Geir Sandanbråten, Leif A. Lie og Torodd Brenna foreslår følgende:

 

Forslag til vedtak:

 

1. Som leder for et år velges

Osmund Ueland (leder)

 

Som nestleder for to år velges

Vigdis Skovdahl (ny) (nestleder)

 

1. Som styremedlemmer for 2 år velges

Sjur Bidne,

Liv Marit Engene (ny),

Tomas Hansen,

Stein Erik Opheim og

Erik Engebretsen (ny)

 

1. Til å gjennomgå foreningens regnskap for 2014 velges

regnskapsfører Kjell Bergtun og styrets nestleder

 

1. Styret foreslår at valgkomite på 3 personer velges for et år med

Geir Sandanbråten,

Leif A. Lie og

Torodd Brenna (leder)